Gastbeitrag von FastBill.com – 9 Gründe für das Büro in der Cloud

Als Freelancer oder Selbstständiger sind Flexibilität, Effizienz und Überblick das A und O. Von der Kunden- und Kontaktverwaltung bis hin zu Projekten, Arbeitszeiten, Rechnungen und mehr gibt es viele Aufgaben im Arbeitsalltag, für die jeder so seine Tools bereits gefunden hat. Viele dieser Tools sind jedoch meist gekauft und lokal installiert. Warum sich der Wechsel zu Online-Software lohnt und warum vor allem Selbstständige und Freelancer aus Software-as-a-Service Angeboten schnell Vorteile ziehen können, erfahrt ihr hier:

  • Zugänglich:  Webbasierte Software ist online und damit von überall und jederzeit erreichbar. Sollte mal der eigene Computer nicht verfügbar sein, wird die Arbeit nicht gehemmt. Ob am PC eines Kunden, in der U-Bahn per Smartphone oder im Urlaub im Internet-Cafe. Software as a Service ist online und überall per Internetzugang verfügbar. Eine lokale Installation ist nicht nötig.
  • Flexibel:  Das Pay-as-you-go Prinzip ist vor allem deshalb so praktisch, weil jeder nur das bezahlt, was er nutzt. So können bei den meisten Tools z.B. User, Speicher, Funktionen hinzu oder weggebucht werden, ganz nach eigenem Bedarf. Außerdem plagt einen beim Anbieterwechsel nicht das schlechte Gewissen, teuer gekaufte Software abschreiben zu müssen.
  • Preisgünstig: Kauf-Software im Office-Umfeld kann teuer sein. Der Vorteil bei Online Tools: Die Software wird nicht gekauft, sondern „mietet“, und zwar solange wie nötig. Durch den schnellen Zugang und die Masse an anderen Nutzern verteilen sich die Kosten auf Viele. Dadurch sind die meisten Tools entweder kostenlos oder für ein paar wenige Euro pro Monat zu haben.
  • Erweiterbar: Sollte die gewählte Lösung mal nicht alle Ecken des Bedarfs abdecken, dann bieten offene Schnittstellen per API häufig eine bequeme Erweiterungsmöglichkeit. Entweder gibt es schon Erweiterungen, oder man macht es selbst.
  • Sicher:  Der häufigste Grund, warum online Software nicht oder nur ungern genutzt wird, sind Sicherheitsbedenken. Doch das völlig zu unrecht. Es besteht die Angst, dass man leicht Opfer von Datenklau wird. Was viele aber nicht beachten ist, dass die meisten professionellen Anbieter auf hochsichere Rechenzentren und Methoden setzen, bei denen regelmäßige Backups, Verschlüsselung und Wachschutz zum Standard zählen.
  • Geschützt: Wer glaubt, dass die Daten auf dem eigenen Computer am sichersten sind, der irrt. Sobald der heimische PC oder die Festplatte kaputt oder verloren gehen, ist die Chance auf einen Totalverlust groß. Bei Online-Tools kümmern sich Profis um Prävention und Abwehr von Viren, Phising und Würmern, etc.. Die Online-Speicherung hat auch den Vorteil, dass z.B. der Wechsel auf einen neuen Computer nur Minuten dauert. Eine aufwändige Datenüberführung ist nicht mehr nötig.
  • Kollaborativ: Teamwork und schneller Austausch sind die Basis für schnelles und zielgerichtetes Arbeiten. Aber auch die klassische E-Mail kann aufgrund der Masse  an Mails schnell unbeherrschbar werden. Deshalb setzen viele Anbieter auf Kollaboration innerhalb ihrer Tools. Ob es der Austausch mit dem Kollegen oder der Kontakt zum Kunden ist. Alles wird flexibler, schneller und übersichtlicher.
  • Aktuell: Dass Software veraltet, ist allgemein bekannt. Nicht so aber bei Online-Software. Neue, Sicherheitsupdates, Funktionserweiterungen und Optimierungen sind bei Online-Software immer auf dem letzten Stand. Als Nutzer sind weder teure Updates, noch Aufwand nötig.
  • Individuell: Während Standard-Software i.d.R. die breite Masse bedienen muss, sind Online-Tools häufig personalisierbar. Angefangen bei der individuellen Zugriffs-URL bis hin zu individuellem Layout, Design und Texten.

Praxisbeispiel FastBill
Der Arbeitsalltag umfasst viele unbequeme, meist nervige Aufgaben. Darunter fallen z.B. die Pflege von Kundenkontakten, die Buchhaltung und Projektmanagement. Das Beispiel FastBill zeigt, dass Word, Excel und händische Stundenzettel nicht mehr länger nötig sind. FastBill ist eine einfache und webbsierte Komplettsoftware für den Büroalltag von Freelancern. Für nur 5,95€ im Monat lassen sich alle wichtigen Aufgaben im Buchhaltungs- und Abrechnungsalltag bequem und online erledigen und weitestgehend automatisieren. Von der Kunden und Kontaktverwaltung, über Arbeitszeiterfassung bis zur 1-Klick-Abrechnung in individuellem Rechnungslayout ist alles möglich. Das ist nicht nur praktisch und spart Geld, sondern vor allem auch Zeit und Stress. Mehr Informationen zu FastBill gibt es unter www.fastbill.com.

(Gastbeitrag von Christian Häfner // FastBill.com)

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